Занятие: профессии на транспорте Пальчиковая гимнастика
- дополнительный материал по теме "Профессии". Новая лексика Существительные:...
Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.
Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:
Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:
Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.
Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.
Документ содержит следующие разделы:
Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.
Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:
Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.
С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.
Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.
Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:
В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:
Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.
Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).
Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.
Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.
В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.
Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку , совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах , один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Скачать бесплатно образец маршрутного листа бланк
Утвержденной формы бланка не существует. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает собственную форму. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа.
За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.
Скачать бланк маршрутного листа служебных поездок (заполненный)
Листок составляется работником перед поездкой. После ее завершения его нужно передать в бухгалтерию, к нему прикрепить бумаги, подтверждающие траты. Например, отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т.д. Расходы проверит бухгалтер организации, директор - подпишет, а затем его нужно сдать для погашения или возмещения подотчетной суммы.
Данные о выдаче документа заносятся в журнал.
Листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за один день. Заполняется он следующим образом:
После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур.
Многие сотрудники: водители, курьеры, экспедиторы - имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.
С его помощью сотрудники могут подтвердить, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.
В дальнейшем маршрутный лист, вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег, будет считаться основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.
В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия могут существенно снизить затраты организации на передвижение сотрудников по городу.
Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда - хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Путешествие за границу предусматривает оформление разрешения на въезд. Как правило, это загранпаспорт, шенгенская и обычная виза. Важную роль играет вид поездки за рубеж. Пересекая границу на самолете, автобусе, ил теплоходе, туристы предъявляют стандартный пакет документов. Но если вы намерены путешествовать по Европе на личном автомобиле всей семьей, потребуется составить маршрутный лист для визы за границу. Документ заполняется с учётом плана поездки внутри страны.
Маршрутный лист – это заполненная таблица о предстоящем маршруте передвижения туристов. Письменный план поездки для визы считается официальным документом. Особенности его составления закреплены в Законе №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 03.07.2016, а также в ряде нормативно-правовых актов.
Многие спрашивают, как выглядит маршрут по безвизовым странам на бумаге? По своей сути, это лист с заполненной таблицей, куда вносятся личные сведения о туристе и о пути следования в Европе. Причем можно выбрать как одну страну, так и запланировать целое путешествие, например, в пределах стран Шенгенского договора.
Отметим, что универсального образца маршрутного листа не предусмотрено. Сотрудники зарубежных консульств не обращают внимания на сводную таблицу. Единственное, чего следует придерживаться – заполнять таблицу достоверными сведениями и не допускать видимых помарок. Иначе документ не примут.
На нашем сайте вы можете скачать образец маршрутного листа для шенгенской визы. Стандартный бланк содержит следующие данные.
При заполнении документа обязательно держите перед глазами пример маршрутного листа для визы – так легче заполнить формуляр. Не стоит переживать, если информация уместилась на одном листе. Консульские служащие не требуют подробно расписывать маршрут. Если вы хотите ограничиться основными данными о поездке по визе, вас никто не упрекнёт.
Намереваетесь остановиться в европейском отеле для приезжих? Не забудьте получить официальный ваучер от гостиницы. В случае с электронным бронированием на сайте потребуется распечатать приглашение. При необходимости можно посмотреть в сети, как выглядит подтверждение брони отеля для визы.
Произвольная форма маршрутного листа для визы практически не ограничивает автотуристов в заполнении. При желании можно сопроводить таблицу графическими картами, адресами отелей, гостиниц, музеев и прочих достопримечательностей. Но вместе со вспомогательной информацией нужно указать личные данные о туристах.
Маршрутный лист для шенгена состоит из дополнительных сведений:
Начинающие автотуристы интересуются, как составить маршрутный лист для визы, чтобы консульство не отказало в ее получении? На этот счет имеется несколько рекомендаций. Первое, о чем надо помнить – предоставлять достоверные сведения. Например, если вы едете в Австрию, не нужно указывать в листе конечный пункт «Бельгия» или «Германия». Предоставьте как можно больше информации о поездке, тогда вам не откажут в выдаче визы для Европы.
Важное значение играет описательная часть документа. Проблем не возникнет, если вы заполните маршрут поездки для визы по стандартному образцу. Как правило, это сводная таблица с указанием личных данных, направления путешествия, сроков и адреса пребывания в Европе. Нелишним будет перевести информацию на язык той страны, куда вы намерены отправиться. По правилам, перевод учитывается и без заверения у нотариуса.
Маршрутный лист для визы заполняется сведениями, указанными в загранпаспорте. Английские образцы не требуют указания отчества туриста (прописываются только фамилия и имя).
После получения визы можно смело отправляться в путешествие за рубежом. Желательно, но необязательно, придерживаться пунктов назначения маршрутного листа. Впрочем, допускается незначительное отклонение от маршрута. Но следует помнить, что выезд из Европы должен осуществляться точно в срок. Иначе у туристов возникнут проблемы с законом, что впоследствии скажется на их въезде в Европу.
Отдельным лицам нравится организованный отдых, поэтому они берут путевки в туристических фирмах для совершения зарубежной поездки.
В то время как другие предпочитают самостоятельную поездку на собственном автотранспорте. Такого рода зарубежная поездка сопряжена некоторыми хлопотами, связанными с оформлением маршрутного листа для получения шенгенской визы.
Любой российский гражданин должен получить разрешение, чтобы пересечь границу российского государства с целью посещения иного государства. В него можно въехать только на основании официального разрешения, коим является виза. Ее обладатель вправе въехать в страну назначения, свободно перемещаться по ее территории и обратно выехать из нее по истечению определенного времени.
Отдельные страны подписали соглашение об упрощении паспортно-визового контроля при пересечении границ ряда государств Европейского союза. По сути, оно стало официальным документом для 5 стран, поставивших перед собой цель создания единого рынка на территории Европы.
В их число вошли страны:
Впоследствии они подписали Конвенцию о введении в действие и применение Шенгенского соглашения. Благодаря акту была образована шенгенская зона, в которой полностью был устранен регулярный паспортный контроль, отмечена унифицированная визовая политика для обладателей обычных общегражданских паспортов.
Кроме того в ее положениях предусматривалось сотрудничество полицейских и судебных органов. Впоследствии к указанным выше странам присоединились другие государства – Испания, Португалия. В данное время в шенгенскую зону входит 26 европейских стран , изъявивших желание объединиться в Евросоюз. По всей ее территории действует шенгенская виза, которая выдается консульством любой входящей в ее состав стран.
По сути, шенгенская виза есть разрешение на проезд или пребывание в одной из стран шенгенской зоны до 90 дней в продолжение каждого полугодия. Отсчет установленного срока начинается со дня пересечения ее границы с целью въезда в нее. Обладатель шенгенской визы может въехать в страну, которая ее выдала, свободно перемещаться по ее территории и выехать из нее на законном основании.
Виза представлена штампом, который проставляется в заграничном паспорте на специально отведенной для нее странице. Она содержит определенную информацию о получившем ее лице.
Шенгенская виза предоставляется уполномоченной государством инстанции, исходя из норм международного права, действующими в стране пребывания локальными законодательными актами. Подача гражданами заявления об ее выдаче не гарантирует ее получение.
Каждое заявление рассматривается в индивидуальном порядке, поэтому срок рассмотрения немного затягивается. Но как показывает практика, ответ выдается в продолжение 10 дней. В отдельных случаях возможен мотивированный отказ в выдаче визы, что предусмотрено нормами визового кодекса ЕС.
Как оформить визу в Литву? Инструкция в статье.
Как правило, при совершении зарубежной поездки на теплоходе, аэробусе, поезде либо автобусе иностранный гражданин предъявляет только заграничный паспорт и визу. Если запланирована поездка на личном автотранспорте, то для получения шенгенской визы предъявляется маршрутный лист. Он необходим лицам, совершающим путешествие на автотранспорте.
По сути, маршрутный лист есть одна из разновидностей официального документа сообразно указаниям Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов». Акт издан 29 декабря 1994 года под номером 77-ФЗ. В его указаниях отмечено, что официальный документ носит законодательный, нормативный, директивный либо информационный характер.
По общепринятым правилам в маршрутном листе содержится информация относительно перемещения иностранного гражданина по территории одной либо нескольких стран шенгенской зоны. Нужно обратить внимание на факт, что особых требований к его оформлению ни одна страна шенгенской зоны не предъявляет. Но оно должно быть составлено грамотно, без каких-либо орфографических ошибок, исправлений и помарок.
Для совершения путешествия на автотранспортном средстве в консульство страны назначения предоставляется детальный план поездки. Он должен быть разбит на отдельные дни пребывания в каждом населенном пункте. Кроме того требуется наличие брони на номер в хостеле, отеле.
Если путешествие совершается на пригодном для проживания автомобиле, то остановиться можно только на специальной стоянке.
Как правило, автокемпинг не предоставляют бронь, у него отсутствует электронная почта. Помимо того на его территории не предусмотрены места для установки палатки.
Обстоятельства вызывают некоторые сложности при оформлении шенгенской визы, предназначенной для совершения поездки на автомобиле . Явление напрямую связано с тем, что в маршрутном листе необходимо указать название автокемпинга, место его расположения, дату заезда в него и выезда.
Консульства и визовые центры интересуются направлением передвижения по стране пребывания. Отсчет времени начинается с момента пересечения автотуристом границы шенгенской зоны, являющегося днем открытия визы. На этот день у него должна быть бронь на номер в отеле.
В маршрутном листе необходимо расписать досконально путь следования, указать населенные пункты и часы прибытия.
Мера позволит избежать проблем, связанных с проверками документов в стране пребывания.
Как правило, при его составлении за основу принимается:
Наилучшей формой бланка для составления маршрутного листа является табличная. В ней можно четко разграничит требуемую консульством информацию об осуществлении зарубежной поездки.
Нужно заметить, что законодатель не предусмотрел унифицированную форму маршрутного листа для автотуристов, совершающих заграничную поездку на личном автотранспортном средстве. Как правило, она составляется в произвольной форме с соблюдением определенных правил о содержании.
Примечание: запланировано возвращение в город Москва через республику Беларусь, дата выезда с ее территории – 21 июля 2018 года. Пребывание на территории стран Шенгенского соглашения с 6.07.17г. по 20.07.17г.
Дополнительные сведения, которые подлежат внесению в маршрутный лис т:
Маршрутный лист допускается составлять в произвольной форме со свободным размещением информации. Но в обязательном порядке необходимо указать название населенного пункта, дату остановки в определенном отеле, его наименование, почтовый адрес и номер телефона.
Одним из важных показателей является дата окончания срока действия шенгенской визы. Она должна совпасть с датой пересечения границы российского государства, поэтому не будет лишним указать ее в маршрутном листе.
Сколько стоит финская виза? Смотрите здесь.
Для совершения зарубежных поездок на личном автотранспортном средстве по европейским странам нужно обладать некоторым опытом вождения. Турист должен проехать 4-6 тысяч километров , чтобы попасть из России в Италию. К поездке такого рода необходимо тщательно подготовиться, поэтому к составлению маршрутного листа нужно отнестись серьезно. В нем должны быть учтены все возможности туриста вкупе с пожеланиями.
Автодороги в стране выполнены безукоризненно, поэтому ездить на них доставляет большое удовольствие. Но в отдельных местах на них установлены противоречивые дорожные знаки и указатели, видеокамеры, поэтому превышать скорость нельзя никоим образом. Они контролируют скорость движения автотранспортных средств на дорогах.
В Италии проезд по автомагистралям и построенным на них тоннелям осуществляется на платной основе.
Оплата производится в наличной и безналичной форме посредством банковской кредитной карты. Размер платы обусловлен маркой автотранспортного средства, классом автодороги, пройденным расстоянием.
На определенных точках автодороги расположены специальные пункты внесения платы за проезд по ней. При въезде на платный участок путешественник на своем автомобиле должен получить талон, который он оплачивает в установленном порядке. Остановка допускается на специальной обочине, где установлен знак «SOS». Помимо того действует правило, что в кольцевом движении приоритет в кольцевом движении отдается автотранспортному средству, которое уже движется по кольцу.
Что касается парковки автомобиля, то необходимо строжайше соблюдать правила ее осуществления . В противном случае владелец привлекается к штрафной санкции, а автомобиль эвакуируется за счет него. Места для парковки отмечаются разметкой либо опознавательными знаками. На них указываются дни и часы парковки, подлежащие оплате.
Окружающая автодороги природа живописна, что заставляет многих туристов восхищаться ее красотами. Путешественники отдыхают на специально оборудованных станциях – «Автогриль», которые располагаются вдоль всей шоссейной трассы. На станции оказываются услуги, позволяющие залить бензин в автомобиль, перекусить на скорую руку.
В стране введен в официальном порядке «тихий час», когда на несколько часов закрываются объекты бытового обслуживания, например, магазины. Его длительность составляет порядка 3 часов на усмотрение хозяина.
И в заключение надлежит заметить, что зарубежная поездка на собственном транспорте намного привлекательнее по сравнению с организованной туристической поездкой. У граждан появляется больше возможностей для ознакомления с местностью, окружающей природой и достопримечательностями, что представляет большой интерес.
Работа логистических и транспортных предприятий связана с применением большого количества автомобилей, которые являются источниками повышенной опасности. Одним из средств упорядочивания их использования служит такой документ как маршрутный лист. Он применяется не только в целях контроля за состоянием водителей и временем их работы, но и служит первичным документом, на основании которого формируются данные бухгалтерского и налогового учета.
Помимо фискального значения, этот документ полезен для анализа маршрутных сетей в целях поиска наиболее оптимальных путей, которые улучшат экономические показатели предприятия. Это касается тех компаний, которые не перешли на использование систем автоматизации.
При крупных перевозках применяется сопроводительная документация (накладные), которые содержат всю необходимую информацию о пути груза. По этой причине путевой лист в виде отдельного документа не потребуется.
В правовых базах можно встретить форму № 3, утвержденную Росстатом. Она носит рекомендательный характер и подлежит адаптации с учетом того, какой деятельностью занимается предприятие, специфика работы которого несколько иная, нежели обычная логистика. В частности, даже компании-такси должны предоставлять своим водителям путевые листы. Что же в них должно обязательно содержаться?
Нередко в компаниях действует положение о компенсациях сотрудникам, которые используют в работе собственный транспорт. Дополнительные выплаты персоналу за то, что он применяет в работе личные автомобили, относятся компаниями на расходы и влияют на расчет налога на прибыль.
В этом случае представители фискальных органов могут осуществить проверку и затребовать представления всей первичной документации. В нее, помимо платежных документов от автозаправок, должны входить путевые листы. В них отражается информация о деловых поездках всех таких сотрудников.
Важным требованием служит соответствие географии перемещений работников их трудовой функции. У налоговиков не будет претензий, если окажется, что юрист ездит в суды, а бухгалтер в банки.
Оформление маршрутного листа необходимо и в случае направления работника в командировку с использованием им своей машины. После возвращения он прикладывается к авансовому отчету.
Форма путевого листа может быть утверждена положением об использовании личного транспорта в работе и положением о командировках.
Очевидной становится тенденция постепенного вытеснения маршрутного листа из сферы крупных грузоперевозок. В настоящее время он превращается в документ учета, на основании представления которого происходит оформление компенсаций сотрудникам компаний.
С развитием систем мониторинга движения транспорта и совершенствования аналитического программного обеспечения маршрутный лист будет заменен более актуальными аналогами. Ими станут технические отчеты, содержащие показания о пройденном пробеге, путях следования и фактическим расходе топлива. Такие новшества станут быстро внедряться после прохождения процедур сертификации.
Оборотная сторона документа Здесь должны быть указаны следующие сведения:
Другие виды путевок: путевой лист трактора (форма 68) В том случае, когда трактор используют для перевозки грузов, его водителю выдают путевку. Существует две формы этого документа: бланк 68 и 412-АПК. Первый вариант используют в нескольких областях России, территориально расположенных возле Украины. Фермеров из этих двух стран нередко объединяют хозяйственные отношения, и им проще работать по одинаковым документам.
В нем указываются:
Может быть указана иная информация в соответствии с потребностями работодателя. После таблицы ставятся подписи работника, в отношении которого выдан маршрутный лист, и должностного лица организации, имеющего соответствующие полномочия (бухгалтер, сотрудник отдела кадров, руководитель). Указываются дата и время получения листа.
Главная → Бухгалтерские консультации → Налог на прибыль Обновление: 20 ноября 2017 г. Работники предприятий и организаций в процессе исполнения поручений работодателя, связанных с выполнением трудовых функций, могут нести транспортные расходы (затраты на оплату бензина для транспортного средства, приобретение проездных билетов на общественный транспорт). Для фиксации данных расходов оформляется маршрутный лист, образец которого составляется организацией.
Фактически такой путевой лист трактора является украинским бланком, но в российском законодательстве существует аналогичная форма. Традиционная путевка по форме 412-АПК Это непосредственно российский бланк, в котором указывают такие данные:
Путевка для водителя автобуса Как и другие описанные выше документы, путевой лист автобуса предназначен для учета отработанного времени водителей и необходим для начисления их заработной платы.
Важно
Обычно в путевке легкового автомобиля указывают следующие данные:
Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации. Создание и хранение бланков путевых листов Многие предприятия предпочитают использовать бланки, сделанные в типографии, другие самостоятельно разрабатывают шаблон и печатают эти документы на принтерах.
Правила заполнения маршрутного листа Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур. Для чего нужен маршрутный лист Многие сотрудники: водители, курьеры, экспедиторы - имеют разъездной характер работы.
Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами.
Маршрутные листы могут понадобиться руководителям организаций для анализа передвижений работников в целях поиска оптимальных путей, экономии денежных средств, для подтверждения расходов в налоговых органах. Сотруднику организации, понесшему расходы в связи с передвижениями, выплачивается компенсация в размере соответствующих расходов, основанием для чего является маршрутный лист. Вид транспортного средства, расстояние, перевозимый груз не влияют на форму маршрутного листа.
Его задачей является фиксация факта отправления сотрудника по служебным делам, в результате чего им были понесены расходы. Утвержденной на законодательном уровне формы маршрутных листов не существует. Бланк маршрутного листа скачать можно по ссылке, которая будет приведена ниже.
Организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих интересов и потребностей.
Внимание
Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса. Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ. Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода.
Здесь же приведен перечень из восьми основных форм, разработанных для различных категорий транспортных средств:
Следует учитывать, что положения постановления актуальны только для юридических лиц. Заполнение путевого листа: лицевая сторона Так как путевка должна отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, ее бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:
В компаниях, где сотрудникам часто приходится совершать различные поездки по служебным делам, в том числе с использованием личного транспорта, целесообразно использовать маршрутные листы. Этот документ первичного учета необходим для последующего возмещения расходов, связанных с передвижениями как в пределах населенного пункта, где находится предприятие, так и для обоснования некоторых видов командировочных расходов.
Маршрутный лист необходим для возмещения различных расходов сотрудникам, а также подтверждения их поездки. Он необходим для:
Маршрутный лист является для бухгалтерии основанием для возмещения расходов сотрудников.
Вместе с тем, этот документ является своего рода отчетом о поездках и для оплаты необходимо приложить к нему оригиналы чеков на оплату топлива, проездных билетов и иных подтверждающих документов.
Маршрутный лист часто используется в деятельности логистических и транспортных компаний, служб такси, курьерской доставки. Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.
А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.
Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.
Единой формы этого документа нет. Каждая компания самостоятельно разрабатывает маршрутный лист, в соответствии с потребностями.
За образец можно взять одну из форм путевых листов (Постановление Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 года). Кроме того, содержание маршрутного листа должно отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению первичных учетных документов (федеральный закон № 402-ФЗ, ст. 9).
В нем указывают:
Правила оформления и использования, типовой образец такого первичного документа определяют в учетной политике компании. Там же указывают и периодичность его передачи в бухгалтерскую службу.
Например, для курьера отдела доставки, которому необходимо ежедневно совершать несколько поездок, такой документ нужно заполнять и сдавать бухгалтеру каждый день. А работникам кадрового подразделения предприятия с разовыми поездками по рабочим вопросам, можно оформлять его раз в неделю или месяц, постепенно внося туда сведения о перемещениях или заполнять отдельные маршрутные листы на каждую поездку.
Регистрируются маршрутные листы так же, как и любые другие внутренние документы организации.
В учетной политике компании или положении о документообороте определяют и сроки хранения этого документа. Обычно он не превышает 5 лет. Например, можно установить срок в 2 года или уничтожать документы сразу после проведения налоговой проверки и составления акта по ней.
Исключение составляют только те маршрутные листы, которые являются единственным документом, подтверждающим перевозку различных опасных грузов. Такая бумага является основанием для назначения льгот за работу в условиях повышенной опасности для здоровья работника и подлежит хранению в течение 75 лет.
Маршрутный лист состоит из трех частей.
Первая (титульная) часть содержит название документа, наименование субъекта хозяйствования, должность и фамилию сотрудника, которому предстоит поездка, краткое описание ее целей, а также регистрационный номер и дату составления.
Во второй части заполняют все данные о маршруте следования. Как правило, ее оформляют в виде таблицы. Туда вносят:
Дополнительно можно внести в таблицу подписи лиц, подтверждающих доставку или пребывание сотрудника в пункте, указанном целью поездки.
Третья часть содержит подписи лиц, подтверждающих достоверность сведений и дату принятия документа к учету.
Вначале заполняют титульную часть маршрутного листа. Туда вносят общие сведения о поездке и сотруднике, который ее совершает, с указанием его фамилии и должности.
При использовании служебного автотранспорта часто совершают ошибку, записывая водителя автомобиля вместо работника, который воспользовался транспортом компании.
Например, поездку инициировал юрисконсульт по служебной необходимости, а в маршрутный лист вписали водителя.
Цель поездки описывают детально.
Например, не «служебная необходимость», а «доставка сувенирной и рекламной продукции для оформления выставочного стенда».
Например,
После заполнения всех сведений его подписывает сотрудник, совершавший поездку и работник бухгалтерской службы, проверявший правильность данных в документе и принявший его к учету.
В основные сведения о поездке можно добавлять графы о любой, необходимой информации.
Закрытое акционерное общество «Гигантино»
Маршрутный лист
12.06.2018 № 1254
Должностное лицо — водитель служебного автомобиля Мамонтов С. Г.
Цель поездки — доставка полуфабрикатов в столовые учреждений образования г. Мичуринска
Маршрутный лист составил — водитель Мамонтов С. Г.
Сведения проверены и приняты к учету — старший бухгалтер Ермилова А. П.
Индивидуальный предприниматель Курилькин А. З.
Маршрутный лист
03.05.2018 № 1
Должностное лицо — курьер службы доставки Муховкин А. П.
Цель поездки — доставка готовых блюд
№ п/п | Место доставки | Заказ | Прибыл | Убыл | Подпись клиента |
1 | Тараканкин П. М., ул. Мелиораторов, 6-12 | Пицца | 12-45 | 12-48 | |
2 | ООО «Гримтрюк», ул. Советская, 54 | Бизнес-ланчи | 13-12 | 13-28 | |
3 | Банк «Налопром», пр-т Мичуринцев, 74 | Пироги | 14-43 | 14-56 | |
4 | Отьевская М. А., ул. Совхозная, 17-36 | Торт | 16-12 | 16-18 | |
5 | Карпузов А. Г., пер. Цветочный, 56 | Пицца, салаты | 18-24 | 18-30 |
К маршрутному листу приложены кассовые чеки № 15 и № 18 от 03.05.2018, с заправки ОАО «Нефтьпром», на заправку топливом личного автомобиля, гос. номер 147ТАК, используемого в служебных целях.
Маршрутный лист составил — курьер Муховкин А. П.
Сведения и документы проверены и приняты к учету — бухгалтер Ильина В. С.
Маршрутные листы не только подтверждают факт совершения поездки и транспортных расходов, но и позволяют оптимизировать затраты, путем разработки наиболее коротких и удобных маршрутов для постоянных поездок. Они являются основанием для возмещения работникам потраченных на проезд денег. Кроме того, их наличие и правильное оформление будет являться обоснованием расхода средств на возмещение при проведении налоговых и иных проверок.
Маршрутный лист — это документ, регламентирующий маршрут доставки товаров клиентам. Данный документ применяется водителями, торговыми представителями, курьерами, почтальонами и людьми с другими профессиями, выполняющими доставку товаров по нескольким точкам за один день.
Таблица маршрутного листа не только позволяет посмотреть адрес следующего прибытия, но и существенно облегчает работу трудящегося. В нём содержится ряд полезных элементов, которые не нужно держать в голове.
Если грамотно заполнять все имеющиеся ячейки, в конце рабочего дня, недели и месяца можно провести анализ проделанной работы и оптимизировать её с целью уменьшения затрат и увеличения прибыли.
Бланк маршрутного листа не является обязательным и официальным документом. Поэтому он может быть изменен на усмотрение каждого руководителя компании. Мы же не рекомендуем что-либо убирать, а также добавлять большое количество пунктов — это усложнит процесс заполнения и добавит ошибок.
Ежедневно на завтрашний день маршрут заполняется логистом или самим представителем в зависимости от специфики работы. Маршрут может быть составлен и ранее в соответствии с запросами клиентов, но вечером предыдущего дня его нужно распечатать и проверить, исправив ошибки.
Важно! Документ с заполненными пунктами распечатывается и передаётся сотруднику, который будет совершать доставки. По итогу дня маршрутный лист с подписью водителя возвращается в офис и отправляется в архив — папку «Маршрутные листы» соответствующего месяца. Все бланки собираются в одном месте и по порядку, чтобы в случае возникновения вопросов можно было восстановить нужную информацию.
Для удобства работы на компьютере, документ имеет разделение по дням внизу каждой страницы, что позволяет ежедневно заполнять новую страницу, не удаляя информации с текущей. В конце месяца можно новый бланк маршрутного листа скачать заново, а заполненный сохранить с указанием названия месяца — информация о совершенных доставках может пригодиться в будущем.
Перед выездом на маршрут должны быть заполнены следующие пункты:
Водитель в течение рабочего дня самостоятельно заполняет в маршрутном листе:
Бланк маршрутного листа — не единственный документ, который должен иметь при себе доставщик. Он также должен иметь распечатанные товарные чеки или накладные , в которых будут расписываться и ставить печать получатели грузов. Все товарные чеки в конце рабочего дня (или утром при получении нового маршрутного листа) водитель сдаёт логисту (офис-менеджеру), который также архивирует их в отдельную папку.